Privacy- en cookieverklaring van Damen Legal B.V.
Versie januari 2020
1. Inleiding
Privacy is voor iedere rechtszoekende een belangrijk onderwerp. Damen Legal B.V. (hierna te noemen ‘Damen Legal’) respecteert jouw privacy. In deze verklaring staat hoe Damen Legal dat doet.
Damen Legal kan deze verklaring wijzigen of aanvullen als daar aanleiding voor is. Het is daarom verstandig om deze verklaring regelmatig te raadplegen. Op de website van Damen Legal (damenlegal.com) staat altijd de meest actuele verklaring. De laatste versie is aangepast op 1 januari 2020.
2. Waarom deze verklaring?
Om diensten aan te kunnen bieden, de dienstverlening te kunnen verbeteren en persoonlijk met jou te kunnen communiceren, verzamelt en verwerkt Damen Legal persoonsgegevens zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’). Damen Legal respecteert jouw persoonsgegevens en zorgt ervoor dat de persoonlijke informatie die aan haar wordt verstrekt of die zij anderszins verkrijgt, vertrouwelijk wordt behandeld.
Met deze verklaring geeft Damen Legal uitvoering aan de in de AVG opgenomen informatieplicht aan degenen wiens persoonsgegevens zij verwerkt.
3. Welke gegevens worden verwerkt?
3.1 Algemeen
Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens.
Damen Legal verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens, omdat deze door jou als betrokkene op eigen initiatief zijn verstrekt, bijvoorbeeld bij het aangaan van een overeenkomst met Damen Legal. Ook verzamelt en verwerkt Damen Legal persoonsgegevens omdat deze in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen (waaronder wederpartijen) aan haar kenbaar zijn gemaakt of via openbare bronnen bekend zijn geworden.
Damen Legal kan onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken.
3.2 Basis- en contactgegevens
Damen Legal verwerkt verschillende basis- en contactgegevens. Daaronder vallen onder andere geslacht, voor- en achternaam, adresgegevens (inclusief postbus), e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer en, wanneer aanwezig, KvK-nummer en BTW-nummer.
3.3 Wettelijke verplichting
Op grond van de Verordening op de advocatuur en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (‘Wwft’) is Damen Legal wettelijk verplicht om haar klanten te identificeren en in sommige gevallen verplicht tot het uitvoeren van een klantonderzoek.
Damen Legal stelt de identiteit van een natuurlijk persoon vast met behulp van (een kopie van) een geldig legitimatiebewijs (paspoort/rijbewijs/identiteitskaart). Bij rechtspersonen gaat Damen Legal op basis van een actueel (online) uittreksel uit het Handelsregister na wie er namens deze rechtspersoon (zelfstandig of samen met andere bestuurders) bevoegd is om deze te vertegenwoordigen. Van deze persoon stelt Damen Legal de identiteit eveneens met behulp van (een kopie van) een geldig legitimatiebewijs vast.
Om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, verzamelt en verwerkt Damen Legal deze persoonsgegevens. Voor zover deze gegevens nodig zijn voor een zaak die niet onder de Wwft valt, noteert Damen Legal na ontvangst van de kopie het soort legitimatiebewijs, het nummer daarvan en de vervaldatum. Daarna wordt de kopie verwijderd c.q. vernietigd. Voor zover de gegevens nodig zijn voor een zaak die wel onder de Wwft valt, bewaart Damen Legal een kopie van het legitimatiebewijs, waarbij het burgerservicenummer zal worden doorgestreept.
Klanten kunnen ook een veilige kopie van een geldig legitimatiebewijs sturen. Hoe dat kan, vermeldt Damen Legal in haar opdrachtbevestigingen aan klanten. Als Damen Legal een veilige kopie van een legitimatiebewijs ontvangt, dan zal Damen Legal deze kopie bewaren.
Klanten zijn verplicht deze persoonsgegevens aan Damen Legal te verstrekken. Als de klant de persoonsgegevens niet verstrekt, kan en mag Damen Legal haar diensten niet verlenen.
3.4 Actief verstrekte gegevens
Jij als betrokkene kan ook uit jezelf, actief gegevens aan Damen Legal verstrekken, bijvoorbeeld door het invullen van een contactformulier op de website, door je aan te melden voor de nieuwsbrief van Damen Legal of door jouw visitekaartje aan Damen Legal te geven. Damen Legal verzamelt en verwerkt ook deze persoonsgegevens.
4. Wat is het doel van het verwerken van de gegevens?
Damen Legal kan persoonsgegevens voor de volgende doeleinden gebruiken:
- om juridische diensten te verlenen, waaronder de uitvoering van een overeenkomst, adviseren en het voeren van (gerechtelijke) procedures;
- om te adviseren, te bemiddelen en/of te verwijzen;
- om aan haar juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen;
- om declaraties te innen;
- voor marketing- en communicatie activiteiten, zoals het versturen van nieuwsbrieven.
5. Wat is de grondslag voor het verwerken van de gegevens?
Damen Legal verwerkt de persoonsgegevens op basis van een of meerdere van de volgende juridische gronden:
- het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- de uitvoering van een overeenkomst;
- de verkregen toestemming van de betrokkene(n);
- een gerechtvaardigd belang.
Deze gronden zijn opgenomen in artikel 6 van de AVG.
6. Delen met derden
Damen Legal deelt jouw persoonsgegevens in beginsel niet met derden. Maar in bepaalde gevallen kan het voor de dienstverlening, met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden, noodzakelijk zijn om jouw persoonsgegevens te delen met derden, waaronder, maar niet beperkt tot:
- derden die relevant zijn voor de juridische diensten van Damen Legal, zoals overheidsinstellingen, gerechten en wederpartijen;
- derden die anderszins relevant zijn voor de juridische diensten van Damen Legal, zoals een andere advocaat voor de waarneming van de praktijk en een deskundige voor het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek;
- derde partijen die namens en in opdracht van Damen Legal worden ingeschakeld, zoals een IT-leverancier;
- derde partijen, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
Met de derde partij die namens en in opdracht van Damen Legal jouw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door Damen Legal ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van jouw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris of ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.
7. Beveiliging
Damen Legal hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van jouw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval Damen Legal gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal Damen Legal in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.
8. Bewaartermijn
Damen Legal bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan nodig is voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.
9. Jouw privacy rechten
Jij als betrokkene hebt verschillende privacyrechten, zoals:
- het recht op inzage, zodat je in kunt zien welke persoonsgegevens Damen Legal van jou heeft verzameld;
- het recht op rectificatie of verbetering van jouw persoonsgegevens als deze bijvoorbeeld niet kloppen of niet compleet zijn;
- het recht om jouw persoonsgegevens te verwijderen; dat kan alleen in sommige gevallen niet omdat Damen Legal aan juridische en wettelijke verplichtingen moet voldoen;
- het recht op dataportabiliteit, zodat je de persoonsgegevens ontvangt die Damen Legal van jou heeft;
- het recht om bezwaar te maken, zodat Damen Legal jouw persoonsgegevens niet meer kan gebruiken (voor directe marketing en vanwege jouw specifieke situatie);
- het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens, zodat Damen Legal jouw persoonsgegevens niet meer kan gebruiken;
- het recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken.
Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van jouw persoonsgegevens of intrekking van een eerder gegeven toestemming, kun je naar Damen Legal sturen. De contactgegevens van Damen Legal staan onderaan deze privacyverklaring. Damen Legal zal jou in beginsel binnen vier weken na ontvangst van jouw verzoek berichten.
Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin Damen Legal bevoegd is om niet of niet volledig aan jouw verzoek te voldoen. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn vanwege de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.
10. Gebruik van social media
Op de website van Damen Legal zijn knoppen en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals LinkedIn en Twitter. Damen Legal houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor jouw eigen risico. Voordat je van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst de privacyverklaring van die derden door te lezen.
11. Cookies
Damen Legal houdt gebruiksgegevens van de website bij voor statistische doeleinden. De langs deze weg verzamelde persoonsgegevens zijn in beginsel anoniem. Damen Legal verkoopt deze gegevens niet aan derden.
Om het gebruiksgemak van de website van Damen Legal te vergroten, wordt gebruik gemaakt van ‘cookies’. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens jouw bezoek op de website van Damen Legal op bijvoorbeeld jouw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. Je kunt het gebruik van deze cookies op elk gewenst moment weigeren. Dit kan echter wel de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website beperken.
De website van Damen Legal maakt gebruik van cookies van Google Analytics om, in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends te volgen en rapportages te verkrijgen. Dit helpt om de werking van de website te verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen als Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Door gebruik te maken van de website van Damen Legal geef je toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. Ook worden cookies geplaatst door het gebruik van buttons en/of links, zoals hiervoor onder ‘gebruik van social media’ is omschreven. Damen Legal heeft geen invloed op het plaatsen en gebruik van cookies door die derde partijen.
Op de website van de Autoriteit Consument en Markt kun je meer lezen over cookies en hoe je deze kunt blokkeren of verwijderen.
12. Vragen en contact
Voor een verzoek, vragen of opmerkingen over de verwerking van jouw persoonsgegevens en deze privacyverklaring kun je contact met Damen Legal opnemen.
Damen Legal
Postbus 221
5140 AE Waalwijk
06 1472 2896
franca@damenlegal.com